民主选举制度

第一条  为规范基金会的选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《社会团体登记管理条例》和《四川省索玛慈善基金会章程》，制定本制度。

第二条  基金会选举工作，公平、公正、公开，接受基金会广大会员监督。

第三条  基金会理事长、副理事长、秘书长、理事、监事长、监事，需经理事会员大会（或理事会员代表大会）选举产生。本基金会由5-25名理事组成理事会。本会可从理事中选举产生常务理事，组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。

         第四条  基金会换届选举工作，由上一届理事会负责。新一届理事长、副理事长、秘书长、理事、监事候选人，由上一届理事会广泛征求各理事会员（或理事会员代表）意见，在充分酝酿协商基础上，由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届理事长、副理事长、秘书长、理事、监事候选人，则应在社团登记管理机关的监督下，由上一届理事会，以无记名投票的形式直接推选候选人。

第五条  基金会选举采用等额选举（或差额选举），采取无记名（或举手）投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。

第六条  基金会换届选举，监票人由上一届监事担任，唱票人、计票人由上一届理事会提名，全体理事会员（或理事会员代表）半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。

第七条  投票选举前，由上一届监事依据法规和《章程》规定，对理事会员（或理事会员代表）进行资格确认和人数核实，核准大会有效性。选举理事会，应有2/3以上会员参加方可进行；选举常务理事会，应有半数以上理事参加方可进行。

第八条  投票前，监票人应开箱示众后当众封箱。投票时，监票人、计票人、唱票人首先投票，然后监督其他代表依次投票。投票结束后，应当众开箱，并当场将投票人数和票数加以核对，做出记录。每次选举所投的票数，多于投票人数的无效；等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数，多于规定应选人数的作废，等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的，作废票处理，废票计入选票总数。

第九条  计票结束后，监票人、计票人、唱票人应签字确认，并由监票人当场向大会宣布选举结果，并于会后报社团登记管理机关和业务指导单位备案。选票当场封存，以备查验。

第十条  以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。

第十一条  基金会理事长、副理事长、秘书长、理事、监事等候选人须获得全体理事会员（或理事会员代表）的半数以上同意，方能当选。常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票，方能当选。

第十二条  本会法定代表人由理事长担任，并不得担任其他社会团体的法定代表人。

第十三条  理事、常务理事的变更和增补

（一）基金会理事、常务理事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续任理事的，原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会批准。同意变更的，应向全体会员公告；未提出增补申请的时限超过一年，视为自动放弃理事、常务理事资格。

（二）基金会可根据理事会员（或理事会员代表）单位数量的增加，适当增补理事、常务理事。增补理事的，由会员向秘书处申请，秘书处通过召开理事会员大会（或理事会员代表大会），由理事会员大会（或理事会员代表大会）确认后，向全体会员公告。增补常务理事的，由理事单位向秘书处申请，秘书处组织召开理事会，理事会选举确认后，由全体理事公告。增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的，应加盖理事会员（或理事会员代表）单位公章或签字。

第十四条  副理事长、监事的变更和增补

基金会副理事长、监事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的，副理事长监事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会员大会（或理事会员代表大会）批准。同意变更的，应向全体会员公告，并及时填写《社会团体负责人备案表》，向登记管理机关备案，并抄报业务指导单位；未提出变更申请的时限超过一年，视为自动放弃副理事长、监事资格。

基金会副理事长的增补参照第十三条进行。本会届中，不受理监事的增补。

第十五条  基金会理事长（法定代表人）的变更。基金会理事长在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任理事长的，理事长应在30天内书面报告理事会或常务理事会，并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到理事长单位报告后，应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究，并提交理事会员大会（或理事会员代表大会）无记名投票选举。理事会员大会（或理事会员代表大会）通过会长变更后，本会应及时向登记管理机关报送变更法定代表人的相关材料，并将登记管理机关审批结果抄报业务指导单位。

第十六条  基金会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由，并由理事会审议后，提交理事会员大会（或理事会员代表大会）表决。被提出除名的会员有权在理事会员大会（或理事会员代表大会）上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。对会员的除名，须有半数以上理事会员（或理事会员代表）通过方可除名。

第十七条  登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、本会章程或严重失职的负责人，可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出，并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关提出的罢免建议后，应进行讨论并召开理事会员大会（或理事会员代表大会）对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在理事会员大会（或理事会员代表大会）罢免动议上提出申辩意见，也可书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体理事会员（或理事会员代表）的半数以上表决通过方为有效。

第十八条  本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         第十九条  本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

重大事项报告制度

为了规范四川省索玛慈善基金会（以下简称基金会）的工作职权和工作程序，加强对基金会活动情况的监督管理，防止发生重大工作失误，根据《慈善法》、《基金会管理条例》等有关法律、法规的规定，结合基金会的工作实际，特制定本制度。

一、重大事项报告的范围

1.组织机构变更登记；

2.基金会理事会、监事会换届选举；

3.基金会理事长、副理事长、秘书长、副秘书长调整变动；

4.基金会章程的制定、修订；

5.设立办事机构、分支机构、代表机构、创办实体；

6.组织举办大型公益活动；

7.参与重大涉外活动；

8.所属人员发生严重违法违纪行为或工作中出现重大失误情况；

9.突发性事件、事故、问题；

10.基金会年度工作报告、财务报告；

11.理事长、秘书长认为必须经过集体研究决定的重要问题；

12.其他按规定需要报告的重大事项。

二、重大事项报告的程序

    发生重大事项，按照管辖范围和权限，其报告程序是：由基金会各部门主管、主任直接向分管秘书长报告-→分管秘书长审批后向理事长报告-→理事长批准后向理事会报告-→经理事会审议通过后，再按有关规定分别向业务主管部门、登记机关报告。

三、重大事项报告的原则

1.实行逐级报告制度。坚持分级负责，逐级报告的原则，凡属秘书处各个部门职权范围的工作，要各负其责，认真落实。重大问题无权决定的，要逐级报告。

2.重大事项报告可采用书面或其它形式。原则上要求事前报告，发生紧急重大事件或事前无法报告的事项，事后应及时补报。

3.对有关部门有明确要求的重大事项的报告，要按规定格式、内容和时间及时上报。

4.属职责范围内的重大事项，要及时处理、答复或上报。对上报事项要及时取得有关部门或负责人的答复或者处理意见，并按答复和意见及时做好后续工作。

5.发生重大事项因自身责任未及时报告，或处理不及时造成严重后果的，应追究当事人和部门负责人的责任。

四、附则

1、本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         2、本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

办公室卫生管理制度

          为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立基金会良好形象，特制定基金会办公室卫生制度。
       一、主要内容与适用范围
　　   本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求，此管理制度适用于基金会办公室卫生管理与遵守。
      二、定义

          1.公共区域：包括办公室大门口、进门休息区、工位旁过道、会客室、档案室、财务室、二楼会议室、二楼小房间、一楼二楼花园、男女厕所。

          2.个人区域：包括个人办公桌及办公区域。
          3.每天都要打扫，值日小组清扫整个办公室，每天下班前打扫完所有卫生，每周一次大扫除。 

           三、制度内容

        （一）公共区域环境卫生应做到以下几点

           1.保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无脏物、整洁。

           2.保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。

           3.保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。

           4.保持二楼小房间柜子、家电干净整洁，不随意摆放其他物品。

           5.保持卫生间洗手池、便池内无污垢，地上干燥无污水，经常保持清洁，毛巾、扫把、拖把放在固定（或隐蔽）的地方。

           6.公共区域垃圾桶摆放到位，超过半桶当天必须倒掉，不可有溢满的现象，个人区域的垃圾桶袋子自己更换丢弃。

           7.保持一楼二楼花园花台、地面干净整洁，及时清理枯枝杂草，花草定期浇水。

         （二）办公室用品卫生管理制度

  1.办公桌面只能摆放个人办公必须物品，物品摆放有序，其他物品应放在个人抽屉里面。

  2.办公室公用物品如剪刀、胶带、尺子等应摆放整齐并放在固定工作区域，使用后放回原位，以免丢失或引起工作不便。
         3.电脑键盘要保持干净，下班或离开前电脑和显示屏要关闭，最后一个离开办公室的工作人员检查关闭所有门窗、电源。
        4.电热水壶、扫描仪、打印机、座机电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干净整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线路走向要规律、美观，漏出地面的网线、电线需要做好防护防护。
          5.新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。
       （三）个人卫生应注意以下几点

  1.不随地吐痰，乱扔垃圾。
           2.下班前自已整理各自办公区域，办公桌上用品摆放整齐。
           3.禁止在办公室区域内、厕所抽烟。

（四）日常卫生清扫工作安排

  1.每天下班前打扫完所有卫生。
           2.打扫范围包括擦台面、扫地、拖地板、倒垃圾等。
        3.行政事务部安排员工值日排班，组织全体员工大扫除，清扫办公区域所有地方。

（五）检查及考核

  不认真对待卫生值日的，第二天继续打扫。

（六）特别注意

 1.个人工位、副秘书长办公室、财务室由本人、本房间人员自行打扫。

 2.请所有员工,爱护公共卫生,共同营造干净、整洁、有序的办公环境。

 3.索玛是我家 卫生靠大家。

 四、制度发布

1.本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

寝室管理制度

一、内务

1.保持寝室桌柜、地面、床铺等宿舍环境干净整洁；

2.做到地面无瓜皮、果壳、纸屑及其它杂物，不得向窗外乱丢物品；

3.清洁用具及厨房用具等其它物品的卫生，需使用后及时清洁，及时倒垃圾；

4.寝室内应时常做到通风换气，使室内保持空气流通；

5.禁止吸烟、喝酒、打架斗殴、聚赌等行为；

6.入住必须注意节约用水、电，做到人离灯熄、电断、水关；

7.宿舍内不得私自乱接电线插座；

8.禁止在寝室内接待外来人员，禁止留宿外来人员；

9.自觉爱护宿舍的一切设施及房屋结构布局，不准擅自改动或拆卸。

10.爱护公物，禁止在宿舍墙面乱刻、乱画、乱钉。对凡有公物损坏的宿舍，责任明确的，由责任人负责赔偿损失。责任不明的，本宿舍员工共同赔偿损失。

二、安全

1.注意防火、防盗、防电，外出随手关好门窗，切断电源；

2.上下床时注意安全，不得恶意妨碍他人，以免发生意外；

3.保管好个人物品，休息时，注意门窗关好，以防遭窃；

4.熄灯后严禁使用蜡烛照明。

三、纪律

1.住宿员工、志愿者要相互关心，相互体谅，晚归员工应保持安静，不得影响他人休息，保持寝室安静，尊重他人正常生活习惯，严禁在寝室打闹、大声喧哗；

2.使用手机、电脑时不得干扰他人休息；

3.住宿员工、志愿者未经许可不得提供钥匙及私配给非基金会工作人员者、志愿者。

4.住宿员工、志愿者未经许可不得留宿非基金会工作人员、志愿者。

5.住宿员工、志愿者搬离，不在寝室居住时，需将原有使用床上用品三件套等清洗干净，便于后续他人入住使用。

6.入住请自行保管好私人物品，如有遗失自行负责。

7.服从宿舍长对宿舍卫生的相关安排。

8.入住宿舍志愿者承担每日1元钱的水电费，按实际入住天数计算，交宿舍长该费用作为宿舍环创经费。

9.若违反以上纪律规定者，禁止再次入住。

四、附则

1.本制度于2022年2月10日发布和开始执行。

2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

会议和议事制度

第一条 四川省索玛慈善基金会（简称“基金会”）依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》等法律法规、四川省索玛基金会章程，结合基金会的工作实际，特制订本制度。

第二条 基金会会议主要包括理事会会议、办公会会议、职工会会议、党组织会等会议。

第三条 理事会是基金会的决策机构，依法行使章程规定的职责。理事会每年召开2次会议，每年1月-3月之间召开一次现场会议，其他会议可以采用通讯形式召开。但在突发事件以及人力不可抗拒情况发生的条件下，可以采取网络视频会议的形式召开，通过的决议以视频录像、正规社交软件投票和截图的方式，由监事会统计是否生效和通过，并告知全体理事会成员；

召开理事会之前，理事成员因特殊紧急原因临时不能参加者，可授权自己指定的代理人，在监事会监督下，代替自己投票，但每次理事会只能使用一人次；

理事会会议由理事长，或理事长指定的副理事长负责召集和主持。有1/3理事提议，必须召开理事会会议。如理事长不能召集，提议理事可推选召集人；

召开理事会会议，理事长或召集人需提前15日通知全体理事、监事，召开的议题及资料需提前5日通知并发送到全体理事、监事处。

第四条 理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

下列重要事项的决议，须经出席理事表决，2/3以上通过方为有效：

（一）章程的修改；

（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）章程规定的重大募捐、支出、投资活动；

（四）基金会的分立、合并和终止事宜。

第五条承担理事会秘书工作的指定人员负责理事会的会议记录，整理形成会议纪要的初稿，经会议主持人审定后，由出席会议人员审阅并签名；理事会会议形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该理事可免除责任。 

第六条 基金会办公会议，一般是常务副秘书长、部门负责人参加，每月召开一次，由常务副秘书长主持，行政事务部负责通知及会议记录；当理事长、常务副理事长、副理事长、秘书长在家时，由在家领导主持。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务、工作内容。

第七条 基金会职工会议由全体工作人员和办公室志愿者参加，实行周会制度，一周召开一次，由常务副秘书长主持，行政事务部负责通知并做好会议记录，主要为安排一周的工作要点。

第八条 根据实际工作内容和工作重点的安排部署，基金会办公会议和职工会议可合二为一，安排在每周例会中。大家需要提交讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于在会议上及时落实、制定方案。大家应大胆工作，敢于负责。

第九条基金会党组织会议，主要以党员、积极分子、重要岗位负责人参加为主，支部书记或者被委托人主持。会议要发挥党建引领，传达学习党的先进思想和方针政策，助推基金会各项工作。

第十条 上述各项会议根据会议议程，可邀请相关人员列席旁听会议。列席人员有发言权和建议权。

第十一条 理事会议事程序

（一）确定议题。理事会之前先广泛协调，征求意见，调查研究，确定理事会议题议程；

（二）准备材料。就确定提交会议研究的问题，准备规范充分的上会材料，包括议案和论证材料等；

（三）提前通知。理事会召集人应在会议召开前15个工作日发出通知，会议议程草案及有关文件提前5日送达所有理事及监事；

（四）充分讨论。会议由理事长或召集人主持，应安排充足的时间讨论问题。

（五）逐项表决。会议由理事长或召集人视讨论议题的情况，决定是否进行表决或暂缓表决。可无记名投票或举手表决。

（六）会议决议。实行少数服从多数的决策形式，按表决意见形成会议决议。

（七）会议记录。会议记录以文字为主，会议记录须完整、详实、规范,准确反映会议决议和发言人的意见。

（八）决议执行。会议决定的重大事项，根据会议决议和领导分工，应抓紧贯彻落实和监督检查。

第十二条 办公会会议、职工会会议、党组织会会议均由主

持人根据会议目的提出议事程序。

第十三条 理事会、基金会办公会、职工大会按照实事求是的原则，实行民主集中制原则，既要充分发扬民主，又要高度体现集中，坚持科学决策、民主决策、依法决策。

第十四条 加强组织纪律，遵守会议纪律，严格保密制度，严守会议秘密。若违反纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视其情节轻重给予严肃处理。

第十五条 大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。

第十六条 因故无法参加或无法准时参加会议者，应向会议主持人请假备案。

第十七条 制度发布和生效

1.本制度于2021年7月24日发布并开始执行。

         2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

仓库管理制度

第一章  总则

仓库是基金会接收爱心物资捐赠存储重地，为确保物资的妥善存储、防护以及出库入库的高效运作，特制定本制度。

    本制度适用于在四川省索玛慈善基金会负责仓库日常管理及参与物资申请、发放、接收的所有支教老师、志愿者和工作人员。

    仓库管理工作主要为存储、出库、入库三大部分。仓库管理员应熟悉本仓库所存放物资的性质、数量、存放地点、保管办法及注意事项，并熟悉掌握本仓库的防护设施特别是消防器材的使用方法。

第二章  收货及物资入库工作说明

仓库管理员在物资接收时需做好拍照、登记工作。拍摄照片时注意光线等问题，照片务必清晰完整，方便日后反馈。

    仓库原则上当天送来的物资当天处理完毕，如有特殊最迟不得超过一个星期。仓库对已入库的物资进行分区分类摆放，不得随意堆放，如有特殊情况需在当天内完成。

    仓库管理员需严格按照《物资入库单》的流程进行作业。物资接收后入库时需填写入库单，填写时选择合适的入库单类别（类别如生活物资、体育用品、电子产品、办公用品、教学用品），务必做到每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，特别是入库人、登记人签名、时间等信息真实有效，方便日后核实。所有入库单一式两份，一份日常查阅核实时使用，一份整理备案。

    收到支教老师私人物品或定向捐助给个人、学校的物品要登记并单独存放，并尽快送予支教老师或捐助地点，防止混入捐助物品甚至丢失。

第三章  物资出库工作说明

    各学校需要物资时，应根据需求填写物资申领单，并按程序上报审批，然后交仓库管理员登记、取货，仓库管理员填写出库单，任何人不得在没有履行审批程序情况下随意拿取库存物资。

    仓库管理员需严格按照《物资出库单》的流程进行作业。物资出库时需做好拍照、登记工作。物资发放时需拍摄照片记录，拍摄照片时注意光线等问题，照片尽量完整的涉及所发物资的种类，车辆情况及参与人员（志愿者及物资接收者），照片务必清晰完整，方便日后反馈。

物资出库，车辆运输物资到各学校之前，需详细填写《物资出库单》《物资接收收条》，填写时务必每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，随车志愿者和司机联系方式务必准确完整，方便有意外情况时及时联系。送货志愿者送完货后，需把签好字的《物资接收收条》交回到物资管理员处做好存档。

物资出库，村民来仓库领物资时，需详细填写《物资出库单（旧衣物鞋子）》，特别注意集体领物资时，物资领取负责人（村民）的信息完整（含签字），照片与物资接收情况、登记信息准确对应。文件一式三份，一份物资领取负责人（村民）保管，一份仓库查阅使用，一份整理备案。

第四章  物资损坏及丢失处理办法

物资损坏、遗失时需填写《物资损失单》，请务必保证信息完整真实准确，方便日后整理核实时使用。

出现物资损坏、遗失时应及时上报，共同商讨解决方法，尽快采取补救赔偿措施，并总结经验规范管理。

第五章  物资管理及盘点工作说明

物资要分类定点存放，码放整齐，并以标签标识，以便于查找，对于错误标示及时更正。

物资在收货、点数、入库、搬运、摆放、归位、存放、储存、发货过程中遵守安全原则，做到防损、防水、防蛀、防晒等安全措施。

每周检查货物信息，如发现储位不对、帐物不符、品质问题及时反馈和处理。

每年6月、12月进行仓库盘点。仓库货物盘点由财务、仓库以及主要管理者拟定盘点计划时间表和盘点流程。盘点过程中需要所有志愿者予以配合，需入库和出库物资统一按内部盘点安排操作。盘点时保证做到盘点数量的准确性、公正性，严禁弄虚作假、虚报数据。盘点过程中严禁更换不同的盘点人员，以免少盘、多盘、漏盘等。盘点分初盘、复盘，但所有的盘点数据都需盘点人员签名确认。

仓库管理员需每日更新《物资明细表》并将入库单、出库单、物资申领单、物资接收收条等交由财务人员下账。每月5日前汇总并上报上月物资入库情况，要求数据（特别是运单号）、信息（品名、数量、照片编号等）准确完整，电子版存档，上传网站公示。

第六章  仓库的卫生及安全管理规定

仓库管理员每天都对仓库区域进行清洁整理工作，清理掉不要、不用的东西和坏的东西，并将仓库内的物资整理到指定的区域内，达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。

仓库管理员需对仓库内货物摆放做出合理的摆放和规划。仓库内的规划区域要有明确标识（如：物资摆放区、安全通道、消防设施摆放区、办公区等），其中物料摆放区内要分类分小区存放，且有清楚的标识。

仓库卫生可以在仓库空闲的时间进行。仓库内保持安全通道畅通，不可有堆积物，保证人员安全。

仓库管理员需每天对库内外巡视一次，检查门窗、电源等有无异常情况，如有可疑情况应及时上报并处理。

仓库管理员需对仓库周围环境和内部要切实做好防护工作，库内严禁存放易燃易爆危险品。严禁烟火及乱接电线，以免引起火灾。

外来人员未经仓库管理人员批准不得擅自进入仓库，如因工作需要必须入库时，应严格遵守仓库管理规定。

第七章  仓库管理员的工作态度及作风

仓库管理员应该培养良好的工作态度和作风，形成良好的工作习惯，要求做事细心、认真、负责、诚实、有良好的团队意识及道德。

第八章  附则

各学校需要物资应由负责人统计后将信息发到物资负责人处，然后进行汇总，交仓库负责人登记。凡仓库有的由仓库领取，仓库没有的物资需要到市场上购买的报负责人，负责人根据情况上报并做市场询比价购买。支教老师需要的个人物品在购买时先行垫支，送达后凭票据向个人收取。不经批准不得私自购买物品。

根据组织发展的不同阶段，仓库管理经验的日益丰富，出于完善管理、推动仓库科学有效运作的目的，不断完善本规定。

本制度于2021年7月24日发布并开始执行。

本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

档案管理制度

第一章  总则

第一条  为了加强四川省索玛慈善基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本基金会文书档案的综合利用效率，特制定本制度。

第二条  为加强四川省索玛慈善基金会的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映四川省索玛慈善基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据四川省索玛慈善基金会实际工作情况制定本制度。

第三条  本制度所称档案是指四川省索玛慈善基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片等形式的历史记录，包括纸质和电子资料。

第四条  本制度的管辖范围不包括人事档案管理和财务档案管理。人事档案管理办法和财务档案管理办法另行制定。

第二章  管理机制

第五条  四川省索玛慈善基金会档案工作实行分管领导负责制，建立以综合档案室为核心、各部门兼职档案员为基础的档案管理体系。

第六条  行政事务部负责本基金会的档案管理工作（人事、财务档案按规定由行政事务部、财务人事部独立归档保管）。

常务副秘书长为档案管理的主管领导。档案管理的主要职责是：

（一）制订四川省索玛慈善基金会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。

（二）负责四川省索玛慈善基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成四川省索玛慈善基金会文件材料的立卷、归档，及必要的档案管理业务培训。

各部门档案管理的主要职责是：

（一）确定兼职档案管理员。

（二）负责本部门文件收集、整理、分类等工作。

（三）接受行政事务部指导，完成本部门文件材料的归档交接工作。

第七条  四川省索玛慈善基金会统一举办的、涉及多部门参与的大型活动、培训等综合性工作，应由主要牵头部门制作专题档案。没有牵头部门的，由负责此项工作的分管领导指定部门收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交行政事务部。

第八条  档案工作实行项目部负责制。部门档案整理以年度为单位，每年末，各个项目负责人提出档案整理清单，报分管领导审批后，由各部门兼职档案员负责整理。

第九条  档案工作列入四川省索玛慈善基金会各部门的年度工作计划，明确档案管理人员和各部门兼职档案员的岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。

第三章  管理规范

第十条  归档范围

鉴于四川省索玛慈善基金会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：

（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册、统计、支教老师的个人信息等资料。

（二）综合管理，包括内部管理规章制度,四川省索玛慈善基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、通讯、宣传册、年度工作报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料。

（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。

（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。

（五）合同协议，包括四川省索玛慈善基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。

（六）往来文件，包括四川省索玛慈善基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要往来文件等。

（七）培训，包括培训报告、评估报告等。

（八）宣传活动，包括各类宣传、培训的策划方案、总结评估报告，以及在活动中形成或采集到的影像、图片等材料。

（九）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。

（十）会议，包括四川省索玛慈善基金会理事会会议、办公会会议等资料。

第十一条  整理原则

四川省索玛慈善基金会文件实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件），以便利用查考。在纸质文件归档时，按照“部门名称缩写（大写字母）—项目名称（中文)—编号”的分类方案整理。

整体档案分类体系呈现如下结构：

档案分类体系

第十二条  应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第十三条  各类文书档案归档范围、不归档范围、保管期限和整理细则，按照档案管理规范执行。

第十四条  档案接收

各部门应做好日常文件整理工作，及时归档存储，保质保量按时交接。综合档案室应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案。

第四章  电子文件管理

第十五条  电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和计算机辅助检索。以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及其层次。

第十六条  电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份。行政事务部按时备份，分开保管。

第五章  保管和利用

第十七条  档案存放位置标识清楚，便于查找。

第十八条  档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第十九条  规范落实严格遵守档案借阅程序，未经允许不得出入档案室，查找资料必须经过行政事务部档案管理工作人员登记备案。

第六章  档案销毁管理

      第二十条  对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长和秘书长批准后，可销毁。

第二十一条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

第二十二条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章  附则

第二十三条 本制度自2021年7月24日发布并开始执行。

第二十四条 本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

印章管理制度

第一章 总则

第一条  为加强四川省索玛慈善基金会各类印章的使用与管理，确保在各项工作中严格、准确地使用印章，特制定本制度。

第二章 印章管理

第二条  本基金会现有：四川省索玛慈善基金会公章、法人章、财务专用章、索玛花爱心助学章、索玛花支教章和索玛花小学章各一枚。

第三条  基金会公章由行政事务部行政主管保管，由理事长或常务副秘书长审批同意后方可盖章。

第四条  法人章由理事长保管使用，或由理事长以书面形式授权指定专人负责保管与使用。

第五条  财务专用章由财务人事部会计保管，由理事长或常务副秘书长同意后方可盖章。

第六条  索玛花爱心助学章由常务副秘书长保管使用，或由理事长、常务副秘书长以书面形式分别授权指定专人负责保管与使用。

第七条  索玛花支教章和索玛花小学章由项目负责人保管与使用。

第八条  凡被授权指定的所有印章保管人员，要认真履行职责，妥善保管印章，严格按规定的审批程序和权限范围使用印章，并及时做好用印登记；若因工作变动或特殊情况，需移交印章使用及保管责任，必须经领导批准，并严格办理交接手续。

第三章 印章的使用范围

第九条  四川省索玛慈善基金会公章，代表着本基金会的最高权力，具有绝对的权威性、严肃性和法律效力。主要用于：向上级机关和上级领导呈报的请示、报告、重要信函、汇报材料及对外发布的公告、通告等重要公文；对下属机构和部门发出的决定、决议、意见、规定、通知、批复及人事任免等重要文件；对同级机关、单位、捐赠企业单位、捐赠个人签署的协议或发出的重要信、函等公文。

第十条  四川省索玛慈善基金会财务专用章和理事长法人章，也是本基金会的法定印章。主要用于财务会计业务的相关文书、报表、票据、协议等。

第十一条  所有各类印章，必须严格在明确界定的职能和范围内使用。

第四章 用印审批权限

第十二条  使用四川省索玛慈善基金会公章，应由常务副秘书长或理事长审批后，再找行政事务部行政主管盖章。

第十三条  使用四川省索玛慈善基金会财务专用章，经财务负责人审批后，再找财务人事部会计盖章。

第十四条  使用理事长法人章，应由理事长本人或受权委托人盖章。

第十五条  使用索玛花爱心助学章，应由常务副秘书长本人或受权委托人盖章。

第十六条  使用索玛花支教章和索玛花小学章，应由项目负责人本人或受权委托人盖章。

第五章 用印手续

第十七条  凡属以基金会名义和秘书处名义发文及发函的重要文件、文书等正式公文，均以领导签字批示的印章、公章使用说明记录表为据付印。

第十八条  凡属各类合同、协议、授权书、委托书、证书、介绍信、财务会计报表、票据等非正式公文及材料，一律填写印章、公章使用说明记录表，按审批权限报领导签字批准后付印。

第十九条  各类印章付印后，印章管理人员必须及时认真进行用印登记核实，以备待查。

第六章 用印规则

第二十条  印章管理人员要严格坚持按审批权限用印，对手续不完备或不符合使用范围及审批权限的，印章管理人员有权拒绝用印。

第二十一条  凡正式公文需用印章时，印章管理人员应认真核查公文签发原件，确认无误后按要求予以盖章。除盖章外，印章应与发文部门名称一致。

第二十二条  非正式公文或签发各类证书、证明、介绍信等须用印时，应严格按照用印审批权限执行。

第二十三条  所有空白介绍信和空白票据一律不予用印。

第七章 印章的刻印和报废

第二十四条  由于工作需要增设相应机构，须刻制印章时，必须按照审批权限，经领导签批后，由行政事务部统一办理。印章制成后，须经财务人事部验查备案，并正式启用。

第二十五条  由于机构变动而停止使用或损坏报废的印章，必须及时上报领导批准后，一律交行政事务部会同印章管理人员统一封存或销毁，不得继续使用或自行处理。

第二十六条  对违反规定使用印章或因印章保管、使用不当而造成不良后果和损失的，将视其情节，追究当事人的相关责任。

第八章 附则

第二十七条 本制度自2021年7月24日发布并开始执行。

第二十八条 本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

自媒体管理的规定

为了严格加强四川省索玛慈善基金会官方网站和公众号等自媒体的信息及所有基金会宣传内容的发布与管理，现就有关事项作出如下规定：

1、各职能部门凡在基金会官方网站、公众号等自媒体上发布任何信息，必须按程序逐级向分管负责人、常务副秘书长申报审核审批。重要讯息发布前，可广泛征求听取意见建议并调整修改发布内容。

2、凡未经申报、审核、批准的任何信息，一律不允许在基金会自媒体网站上发布。

3、已按程序审签批准的信息一经发布，任何部门、个人及负责自媒体工作人员不得擅自删改、补充其发布内容。

4、若发现任何部门、个人及工作人员不按规定程序获得审签批准而在基金会自媒体网站上发布任何信息的，视为严重违规论处；由此引起的任何法律责任，一律由当事人承担。

5、本规定自2021年7月24日发布并开始执行。

         6、本规定经理事会审议通过后生效，本规定由索玛慈善基金会负责解释、修订。原规定从新规定发布之日起废止。

办公室员工着装及行为规范管理条例

        《员工着装管理条例》是强制性的规章制度，所有员工必须严格遵守，以保证基金会各项管理工作有序、高效地开展，确保员工安全，提升基金会形象，促进精神文明建设。

第一条  为树立和保持基金会良好的社会形象，进一步规范化管理，本基金会员工应按本管理条例的要求着装。

第二条  员工在上班时间内，要注意仪容仪表仪态，总体要求是：得体、大方、整洁。具体要求如下：

（一）仪容要求

1.要面带微笑，和蔼可亲，表情真切，保持情绪饱满，精神愉悦；

2.要聚精会神，注意倾听，不要没精打采或漫不经心；

3.要沉着冷静，做事不慌张；

4.要神色坦然，轻松，自信，不要紧锁眉头，满目愁云。

（二）仪表要求

1.穿整洁干净的服装，纽扣要齐全，并扣好，不可敞胸露怀，衣冠不正，不能将衣袖、裤子卷起；

2.要经常修剪指甲，不留长指甲，男士不留长发，女士不留怪异发型，头发要梳洗整齐，不披头散发，前发不遮眼，后发不过肩，如果是长发，要求束发、盘发或辫发，不能随意披发；

3.注意个人卫生，指脸部卫生，口腔卫生，男士坚持每天剃刮胡须，鼻毛不准出鼻孔，手要保持清洁，勤洗澡防臭汗，上班前不吃有异味食品及不喝酒或含酒精的饮料；

4.女士上班不得浓妆艳抹，不准佩戴夸张饰品，不得使用香味浓烈的香水。

（三）仪态要求

1.站立要端正，挺胸收腹，眼睛平视，嘴微闭，面带笑容，双臂自然下垂，身体不可东倒西歪，男士站立时双脚与肩同宽；

2.就坐时姿态要端正，上班时间不准东倒西歪、趴桌子睡觉；入座时要轻缓，上身要直，人体重心垂直向下，腰部挺起，起身时，椅子要归原位；

3.入座时严禁不雅举止，禁止前俯后仰，摇腿翘脚；

4.严禁在同事或其他伙伴面前双手抱在胸前，跷二郎腿或半睡半坐；

5.行走快捷，避免脚步迟缓、拖拉，避免鞋跟发出响声。

第三条  员工在规定的地点与规定的时间内应本着统一和谐、端庄、整洁、大方的着装原则开展工作，具体着装要求：

1.员工上班应按规定着工作马甲或工作服，不得穿奇装异服；

2.员工上班期间、外出参加活动时必须佩带工作胸牌；

3.员工上班不得穿拖鞋进入办公区域；

4.男员工上班着长裤，不得穿紧身裤和短裤；

5.女员工上班不得着袒胸露背、无袖等服装，不得着超短裙、超短裤（膝盖上方与裙距不得超过7cm），不得着奇装异服及透明、网透等服装。

第四条  员工礼仪要求

1.同事间、上下级相互问好，道安，称同事为“老师”；

2.与其他人同行至门前时，应主动开门让其先行，不能自己抢先而行，上下楼时应右侧通行，主动为其他人让路；

3.欲进房间要先敲门，听到应答再进，切记勿用拳头或手掌敲门；

4.有宾客来访，接待人员应将宾客引到接待室，为宾客倒茶，并及时联系有关部门和人员；

5.准时参加会议。会议期间，将手机关闭或调节至震动状态，有电话进来，应轻轻行至会议室外接听；

6.接听电话，应在电话声响三声之内接起电话，首句规范用语：“您好，我是四川省索玛慈善基金会工作人员XXX”或“您好”，通话时使用礼貌用语，简明扼要，不得在电话中闲聊；

7.在同事、宾客面前应禁止各种不文明的举动，如吸烟、吃零食、掏鼻孔、剔牙齿、挖耳朵、打喷嚏、打哈欠、修指甲、伸腰、脱鞋等；

8.在公共场所不得随意吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物；

9.在公共场合应保持安静，不在同事、宾客面前大声喧哗、打闹、吹口哨等；

第五条  员工应该认真对待，不能违反本规定，如有违反除通报批评外，每次乐捐20元，作为员工公用经费，一个月违反3次以上，扣除绩效奖金30%。

第六条  各部门负责人应认真配合、督促下属员工遵守本规定，一月累计员工违反本规定人次超过三人，该负责人应罚款200元。

第七条  本条例自2021年7月24日发布并开始执行。

        第八条  本条例经理事会审议通过后生效，本条例由索玛慈善基金会负责解释、修订。原规定从新规定发布之日起废止。

四川省索玛慈善基金会车辆管理制度

一、目的
       为保障四川省索玛慈善基金会项目部工作人员及志愿者的行车安全，促进公益事业的发展，强化内部管理、规范工作秩序，特制订本制度。
     二、适用范围

本基金会所有全职工作人员及志愿者。

（一）车辆

 1、车辆由行政事务部统一管理，各部门用车需由用车人向行政财务部申请，履行用车程序后，由行政事务部统一调配派车。（附表一《用车登记表》）

          2、用车程序：用车申请人出示驾驶员驾照→填写《用车登记表》→常务副秘书长审批→领取车钥匙和车辆行驶证→行车前检查车辆安全，如有问题及时上报→用车期间，若车辆受损应当及时上报→用车完毕，清理车上私人物品，保证车辆卫生整洁无杂物，若必要，则需将车辆清洗后归还；归还车辆时若油量低于百分之五十，则需加满油后归还→车钥匙和车辆行驶证交回行政事务部→完善《用车登记表》。

3、车辆必须由专业驾驶员驾驶，驾驶员信息要备案，严禁私自将车借给他人使用。 

4、非基金会工作人员用车由基金会理事长批准后方可安排。

5、非工作情况原则上不予派用。基金会员工个人用车或其他组织和个人借车必须报请理事长批准。 

6、下班后车辆应停放在指定位置。除特殊情况，并领导有明确指示或要求外，驾驶员可以自行停放。但务必确保车辆安全，如有损失责任自负。

7、每位驾驶员应当熟知基金会的车位，不得将车辆停错位置，停错者，后果自行负责并妥善解决；若基金会车位有变更，行政事务部应当及时通知到每位驾驶员，若因未及时通知车位变更情况，导致驾驶员停错车位的，后果由行政事务部负责。   

8、行政事务部必须加强对车辆的管理掌握好出车去向，用车实行登记管理。行政事务部要每月对各车里程及油料核实统计上报一次。   

（二）车辆维护及维修 

9、入库所有车辆必须保持整洁、完好、安全，洗车实行定点。司机开车前必须检查车辆安全情况，发现问题及时上报。每辆车长途使用后，驾驶员必须清洁车辆，并加满油。严格执行“用车程序”。司机换车时要保证清理车辆卫生，若车辆长时间放置未使用，则行政事务部要定期检查并清理车辆卫生。

10、车内严禁吸烟,驾驶员在车辆行驶中不能接打电话，如有违反，违者每次罚金10元。

11、爱护车辆，在颠簸的山路一定要缓慢行驶。

12、维修车辆和购置车内设施必须先报告，经批准后方可实施。

13、车辆修理一般在定点修理厂进行。    

14、所有维修工作均应遵循基金会程序。填写《车辆维修申请及完成单》→相关领导审批→维修完成完善《车辆维修申请及完成单》→文件归档（包括维修清单复印件，被更换零件照片，发票复印件和《车辆维修申请及完成单》等。出差前车辆要做好检修工作，出差中途如有车辆必须修理，应及时向该部门分管负责人、直管部门报告，按照审批权限经批准后可在指定维修站(厂)实行简单维修，维修必须附有清单。报销时随车领导或该部门主管必须在票据上签字。及时补全《车辆维修申请及完成单》，并和维修清单一起上报行政财务部。（附表二：《车辆维修申请及完成单》）

15、车辆维修金额权限：维修金额1000以内（包含1000元），报行政事务部主管审批即可，超过1000元，则上报常务副秘书长审批。

16、车辆不得超标准进行内部装饰。车辆设施购置应填写《设施购置申请单》，经批准后方可进行。（附表五《设施购置申请单》） 

三、车辆油耗 

16、车辆加油，凭票报销，票上加油时间要在用车登记表的期间内（借车时间-归还时间），不得虚报。

17、驾驶员必须保证里程表正常运行，出现异常必须及时报告。驾驶员使用车后将车辆行驶里程数填报给行政财务部备查，必须每月定时对里程表进行检测，做到车、油、里程应基本相符。

四、奖惩 

18、下列情况下发生肇事造成的经济损失由驾驶员自行负担：

（1）无证驾驶或酒后驾驶； 

（2）未经批准私自出车或私自将车借予他人使用者； 

（3）违反交通规则引起的交通肇事； 

（4）违反交通规则或不按指定地点停车造成车内贵重物品和现金等被盗。 

19、如有车辆或其他损失，不经交警和有关部门裁决，私自解决，费用自理并不得在基金会报销。 

20、驾驶员本人非违规驾驶造成人身和财物损失的按《中华人民共和国道路交通安全法》执行。 

21、意外事故或不可抗拒原因造成的车辆事故受损有基金会酌情研究处理 。

22、不经审批的维修、购置、整容装饰和换胎、补胎以及超审批范围的各类事项，所发生的一切费用由驾驶员自理。

23、基金会将对违反本规定、违规违章驾驶、事故、造成车辆维修等行为，根据不同程度给予处罚：扣除本月绩效和年终奖金等。

扩展资料：

车辆管理制度是为了使车辆管理统一化，制度化，合理有效的调配和使用各种车辆，最大限度的节约成本，最真实的反应车辆的实际情况。尽可能的发挥最大经济效益并对基金会所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行。

24、各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并须即刻与基金会负责人联系，并即通知保险公司办理赔偿手续。

25、本制度自2021年7月24日发布并开始执行。

26、本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

附表一

附件二

《用车登记表》

附表三

附表四

捐赠物资管理制度

第一章  总则

为加强四川省索玛慈善基金会（以下简称基金会）接收社会捐赠物资的管理，维护社会捐赠物资的安全与完整，规范使用捐赠物资，确保捐赠人和受助人的合法权益，根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》和基金会实际，特制订本制度。

捐赠物资是指企事业单位、社会团体和个人向基金会无偿捐赠，用于抗震救灾、救助困难群众、支持公益事业发展的非货币性的捐赠资产。

物资的捐赠分为定向捐赠和非定向捐赠。定向捐赠是指捐赠人与本基金会约定，对某一特定对象或群体以及公益慈善项目实施的捐赠。非定向捐赠是指捐赠人对所捐物资不指定资助对象，由基金会统筹使用的捐赠。

捐赠物资，根据捐赠人意愿应与捐赠人签订《捐赠协议》，写明捐赠物资的名称、价格、种类、质量、数量、金额、交付时间、用途等。

捐赠物资实行统一管理，行政事务部是捐赠物资接收管理的职能部门，负责捐赠物资的接收、管理、发放、调剂、统计、公示、反馈等工作；财务人事部负责捐赠物资管理的监督工作。

第二章  捐赠物资的接收

（一）接收捐赠物资的种类：

①生活用品类（粮食、食品、食用油、饮用水、饮料、服装和被褥、家电、家具、生活器具等）；

②医疗用品类（药品、医疗设备和医疗器械等)；

③车辆和各种机械设备；

④教育、文化娱乐、体育健身、环保、办公设备和用品；

⑤不动产和有价证券；其它物资和财产等。

（二）捐赠物资的使用范围：

①帮助偏远山区贫困家庭解决衣、食、住、医等问题；

②帮助偏远山区学校完善教学环境、更新教育资源；

③根据捐赠者的意愿，资助困难学生、家庭有关的项目；

④根据捐助人的意愿，进行的其他资助活动；

⑤捐赠人捐赠的物资必须是自身有处置权的合法财产；

⑥捐赠物资是公有财产的，要办理有关审批手续。

第三章  捐赠物资入库管理

接收的捐赠物资要分类登记造册，行政事务部建立账目，做到账目清楚，及时准确，手续完备，记录完整，账实相符，每月核对一次，每半年盘点物资。

捐赠人提供物资购买的发票，基金会应当按照发票上标明的金额作为入账价值，并给捐赠人开具公益事业捐赠票据和感谢证书；如未提供购买物资的发票，基金会应当给捐赠人提供物资接收证明和感谢证书。

    物资管理员在物资接收时需做好拍照、登记工作。要求拍物流运单号、物资打开前、后的照片，拍摄照片时注意光线等问题，照片务必清晰完整，并上传官网公示和向捐赠人反馈。

    物资管理员需严格按照物资入库的流程进行作业。物资接收后入库时需填写入库单，填写时选择合适的入库单类别（如生活物资、体育用品、电子产品、办公用品、教学用品），务必做到每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，入库人、登记人签名、时间等信息真实有效，方便日后核实。入库单一式两份，一份日常查阅核实使用，一份整理备案。物资管理员及时与会计人员核对入账信息。

    收到支教老师、志愿者私人物品或定向捐助给个人、学校的物品要登记并单独存放，并尽快送予支教老师、志愿者或捐助地点，防止混入捐助物品甚至丢失。

第四章  捐赠物资出库管理

    捐赠物资的使用要严格遵守捐赠协议，按捐赠人的意愿使用。定向捐赠的物资，应严格发放给指定受益人，定向捐赠物资如需改变用途的，须征得捐赠人同意。非定向捐赠物资由基金会按捐赠人意愿统一调剂使用。    

    捐赠物资出库时，经办人持部门主管及主任审批后的出库申请，与物资管理员共同办理出库，现场清点物资及数量，由物资管理员填写物资出库单，经办人确认签字；由经办人或代办人填写物资接收单明细，待受益人收到物资后签字确认，交回物资管理员，做好存档。任何人不得在没有履行审批程序况下随意进入仓库。对不易储存、运输和超过实际需求的捐赠物资，可以与捐赠人协商，通过拍卖或其他方式变现。变现收入视同捐赠款项进行管理，其拍卖费用冲减捐赠款。用于捐赠目的，不得挪作他用。腐烂变质或超过保质期不能使用的捐赠物资，由行政事务部提出处理意见，报上级审批。拍卖物资变现后，按照捐赠人的意愿使用有剩余的，在尊重捐赠人意愿的前提下，可将剩余变现款充实本会基金，或用于类似的慈善项目。捐赠物资在发放或使用过程中，应拍照记录，上传官网公示，并向捐赠人做反馈。

第五章  监督检查

    基金会接收和使用社会捐赠物资情况，在基金会官方网站上进行公示，接受社会各界的监督。

在捐赠物资的接收和使用方面，基金会将自觉接受主管部门、审计部门、监察部门的审计与监察，审计结果及时向社会公布。

捐赠人有权向捐赠受益者查询捐赠物资的使用、管理情况，并提出意见和建议。对于捐赠人的查询，捐赠受益者应如实答复。

第六章  法律责任

基金会所接受的捐赠，要按照相关法律法规和捐赠物资的使用范围，全部、足额使用，不得以任何理由挪作他用。

第七章  附则

本制度自2021年7月24日发布并开始执行。

         本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

会员管理制度

第一章 总则

第一条 为规范四川省索玛慈善基金会（以下简称“基金会”）理事会的组建方式、决策程序和管理行为，保证理事会依法行使职权、履行职责，依据《基金会管理条例》和本基金会章程，制定本制度。

第二条 理事会是基金会的决策机构，依法行使章程规定的职权，保障本基金会的健康发展。

第三条 基金会实行理事会领导下的理事长负责制。

第二章 理事会

第四条 基金会由5-25名理事组成理事会。基金会理事每届任期为3年，任期届满，连选可以连任。

第五条 基金会的最高决策机构是理事会。理事会行使下列职权、职责:

(一)制定、修改章程;

(二)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长;推举和决定常务理事会成员，决定常务理事会的工作范围和权利；

(三)决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划;

(四)年度收支预算及决算审定;

(五)制定审批内部管理制度;

(六)决定设立办事机构、分支机构、代表机构;

(七)决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任或解聘；

(八)听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作;

(九)决定基金会的分立、合并或终止;

(十)决定名誉职务的设立及人选；

(十一)决定其他重大事项。

第六条 理事的资格

(一)拥护本基金会的章程；

(二)有加入本基金会的意愿，热爱慈善事业，关爱弱势群体；

(三)在本基金会的业务领域内具有专长，或具有履行理事

职责相应的工作经验和阅历，以及工作能力；

(四)具有完全民事行为能力，廉洁奉公，办事公道，为人正派。

第七条 理事的产生、罢免和退出

(一)理事由主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定；

(二)理事会换届改选时，由理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组，组织全部候选人共同选举产生新一届理事；

(三)增补、罢免理事应当经理事会成员超过三分之二表决通过；

(四)罢免条件：经3名或以上理事提出罢免，即可对罢免进行表决；损害基金会利益及声誉；违反国家法律法规；违反基金会章程，应予罢免；

(五)理事的选举和罢免结果报四川省民政厅备案；

(六)具有近亲属关系的，不得同时在理事会任职；

(七)理事的退出有自愿退出或理事成员资格到期正常换届。                               

第八条 理事行使下列职权

权利：

    (一)选举权、被选举权、表决权；

(二)推荐基金会慈善项目开展所需要的理事候选人；

(三)建议权、批评权和监督权，参加基金会组织的各项活动；

(四)获得本基金会慈善项目捐助或定向捐助服务的优先权；

(五)符合本基金会章程的其它权利。

 义务：

(一)履行章程的执行决议的义务；

(二)贡献、筹集本基金会项目发展所需要的各种资源；

(三)完成基金会委托事务的义务；

(四)维护本基金会合法权益和声誉的义务；

(五)符合本基金会章程的其他义务。

第三章 理事会领导机构

第九条 理事会设理事长、副理事长和秘书长，从理事中选举产生。

第十条 基金会理事长、副理事长、秘书长必须符合以下条件:

(一)热爱慈善事业，关爱弱势群体，具有奉献精神；

(二)在本基金会业务领域内有较强的工作能力，熟悉项目开展地区的人文、地理环境；本人具有、或者有能力筹集本基金会开展慈善项目所需要的知识、经验和资源等；

(三)理事长、副理事长、秘书长最高任职年龄不超过65周岁，秘书长为专职；

(四)身体健康，能坚持正常工作；

(五)具有完全民事行为能力。

第十一条 有下列情形之一的人员，不能担任本基金会的理事长、副理事长、秘书长:

(一)属于现职国家工作人员的；

(二)因犯罪被判处管制、拘役或者有期徒刑，刑期执行完毕之日起未逾5年的；

(三)因犯罪被判处剥夺政治权利正在执行期间或者曾经被判处剥夺政治权利的；

(四)曾在因违法被撤销登记的基金会担任理事长、副理事长或者秘书长，且对该基金会的违法行为负有个人责任，自该基金会被撤销之日起未逾5年的。

第十二条 本基金会的理事长、副理事长、秘书长每届任期叁年，连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的，须经理事会2/3成员表决通过，报四川省民政厅批准同意后，方可任职。

第十三条 本基金会理事长为基金会法定代表人。本基金会法定代表人不兼任其他组织的法定代表人。

本基金会法定代表人须由中国内地居民担任。

本基金会法定代表人在任期间，基金会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为，法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职，导致基金会发生违法行为或基金会财产损失的，法定代表人应当承担个人责任。

第十四条 本基金会理事长行使下列职权：

(一)召集和主持理事会会议；

(二)检查理事会决议的落实情况；

(三)代表基金会签署重要文件；

(四)章程和理事会赋予的其他职权。

本基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作，秘书长行使下列职权：

(一)主持开展日常工作，组织实施理事会决议；

(二)组织实施基金会年度公益活动计划；

(三)拟订资金的筹集、管理和使用计划；

(四)拟订基金会的内部管理规章制度，报常务理事会审批，超过常务理事会权限的，由常务理事会报请理事会审批；

(五)协调各机构开展工作；

(六)提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；

(七)提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；

(八)决定各机构专职工作人员聘用；

(九)章程和理事会赋予的其他职权。

第四章 发布和执行

第十五条 本制度自2021年7月24日发布并开始执行。

         第十六条 本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。